Hikos is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wat betreft gegevensverwerking van klanten is Hikos verwerkingsverantwoordelijke voor een deel van de verwerkingsactiviteiten, namelijk:

1. Het aanbieden en onder de aandacht brengen van de website (hikos.nl) en onze diensten.
2. Het verifiëren van uw identiteit
3. Het inplannen van een afspraak met een Hikos zorgprofessional.
4. Het versturen van een feedbackformulier na afloop van uw gesprek met de Hikos zorgprofessional.
5. Het afhandelen van uw vragen of eventuele klachten.
6. Het meten en verbeteren van onze dienst.
7. Financiële afhandeling, direct of via een aangesloten verzekeraar.

De Hikos zorgprofessional met wie u een gesprek inplant is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens bij de volgende activiteiten:

8. Het verifiëren van uw identiteit,
9. De uitwisseling van medische informatie tussen u en de Hikos zorgprofessional ten behoeve van het gesprek, waaronder de zorgvraag.
10. Het op afstand voeren van het gesprek met u (via audio- of videobellen).
11. Het aanmaken/bijhouden van een medisch dossier voor u. Dit is de Hikos zorgprofessional verplicht op grond van de zorgregelgeving.

Hikos helpt de zorgprofessionals bij het uitvoeren van de activiteiten genoemd onder 8-11 hierboven. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst gesloten tussen Hikos en de betrokken zorgprofessional, in lijn met de vereisten uit de AVG.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle personen van wie Hikos in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens verwerkt. Denk aan mensen die onze website bezoeken (de websitebezoekers), mensen die vervolgens ook van onze diensten gebruik maken (de klanten), de Hikos zorgprofessionals, en andere zakelijke relaties van Hikos zoals onze dienstverleners en samenwerkingspartners (de zakelijke relaties en samenwerkingspartners).

• Aanbieden van de website
• Aanbieden van contactmogelijkheid via contactformulier
• De algemene doeleinden, zie onder

De persoonsgegevens die wij van websitebezoekers verwerken zijn:

• Naam
• Geslacht
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Onderwerp en inhoud bericht contactformulier
• Sociale media naam / account
• Zakelijke gegevens (organisatie, functie, namen zakelijke relaties)
• Wel/geen toestemming
• Analyse-gegevens waaronder surfgedrag
• Type apparaat en uniek identificatienummer van het apparaat (MAC-adres)
• IP adres en browsertype
• Globale geografische locatie (bijvoorbeeld locatie op land- of stadsniveau)
• Andere technische informatie, zoals m.b.t de interactie tussen uw apparaat en onze website, de webpagina’s die zijn bezocht, de aangeklikte links en loggegevens

• Mogelijk maken tot het plannen van een afspraak
• Faciliteren van communicatie tussen klant en Hikos zorgprofessional
• Aanbieden en verwerken feedbackformulier na de Hikos-afspraak
• Facturatie en financiële afhandeling
• De algemene doeleinden, zie onder

De persoonsgegevens die wij van klanten verwerken zijn:

• N.A.W. gegevens, geboortedatum en BSN
• Geslacht
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Eventuele overige (via het contactformulier) door de klant opgegeven informatie
• Datum en tijd Hikos-afspraak
• Zorgverlener/specialisme Hikos-afspraak
• Betalingsgegevens
• Analyse- en feedbackgegevens
• Ten behoeve van de Hikos zorgprofessional: Van de klant voor het consult ontvangen informatie, zoals eerdere diagnose en behandelplan, alsmede gespreksverslag / conclusie van de Hikos arts
• Gegevens anders gekozen contactkanaal (e-mail of telefoon)
• Inhoud en metadata van berichten van /contacten met klanten
• IP-adres
• Surfgedrag

• Behandeling van vragen of klachten, per e-mail, telefonisch en/of via social media
• Aanbieden van een nieuwsbrief
• Bijhouden van social media accounts
• Aanbieden van sociale media campagnes
• De algemene doeleinden, zie onder

• Wel/geen toestemming (voor de nieuwsbrief)
• E-mailadres
• Interactie met de nieuwsbrief
• Berichten en reacties van betrokkenen, bijvoorbeeld via Hikos social media en per mail
• Sociale media naam / account en connectie tot Hikos social media
• Inhoud en metadata van berichten van / contacten met betrokkenen

• Inschrijving bij Hikos en administratie
• Voldoen aan vergewisplicht
• Mogelijkheid bieden tot opgeven beschikbaarheid en planning
• Uitbetalen
• Onderhouden contact
• De algemene doeleinden, zie onder

• NAW gegevens
• Geboortedatum
• Specialisme
• BIG-nummer (evt. RGS- of RTG-nummer)
• AGB-nummer
• BSN
• Rekeningnummer
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• CV
• VOG
• “Geblacklined” kopie paspoort
• Antwoorden op slotvragen i.h.k.v. de beroepsaansprakelijkheidsverzekering
• Beschikbare uren per week
• Factuurnummer
• Administratienummer
• Onderwerp overboeking
• Bedrag uitbetaling over 1 jaar

• Sluiten en uitvoeren overeenkomsten
• (financiële) administratie
• Contact zoeken en onderhouden met zakelijke relaties
• Ontvangen, uitvoeren en controleren van betalingen
• Ontvangen van diensten
• De algemene doeleinden, zie onder

• Contactpersoon: naam, functie, titulatuur, geslacht, contactgegevens (e-mail, tel.nr, werkadres)
• Alle inhoud en metadata van communicatie met zakelijke relaties
• Zakelijke gegevens (organisatie, functie, namen zakelijke relaties)
• Financiële gegevens waaronder betaalgegevens
• Administratiegegevens
• Andere persoonsgegevens noodzakelijk voor het ontvangen van een dienst van een zakelijke relatie

• Meten en verbeteren van de effectiviteit van de website, dienst en/of communicatie
• Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechten
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en beroepsregelgeving, en verzoeken van bevoegde overheidsinstanties
• Intern beheren en hosten van informatie
• Interne controle en bedrijfsvoering
• Toepassen van beveiligingsmaatregelen

Hikos verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer dit is toegestaan op basis van één van de grondslagen uit de AVG. Wij baseren ons op de volgende grondslagen:

• Uitvoering overeenkomst
• Toestemming
• Gerechtvaardigd belang
• Wettelijke verplichting

Wanneer en voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar u partij bij bent, baseren wij deze verwerking op deze grondslag.

U heeft (uitdrukkelijk) toestemming gegeven voor onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wij baseren ons bijvoorbeeld op uw toestemming voor het eventueel publiceren van uw online feedback. Ook het versturen van onze nieuwsbrief is gebaseerd op uw toestemming.

Als u ons toestemming heeft verleend om uw persoonsgegevens te verwerken dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door contact met ons op te nemen via [email protected].

Voor kinderen jonger dan 16 jaar toestemming of machtiging tot toestemming vereist van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt.

Bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens baseren wij op ons gerechtvaardigd belang. Dit geldt bijvoorbeeld voor het aanbieden van onze website (waarop wij geen privacygevoelige cookies gebruiken), het afhandelen van eventuele vragen en klachten die u bij Hikos indient, beheer van onze zakelijke relaties en ons interne beheer en beveiliging. Ons belang is erin gelegen onze diensten aan te kunnen bieden op een verantwoorde manier, met als achterliggende gedachte dat mensen beter hun weg kunnen vinden in het zorglandschap en kunnen overleggen met een medisch professional wanneer gewenst. Hikos baseert zich alleen op het gerechtvaardigd belang voor zover de mogelijke privacy-impact minimaal is. In deze situaties prevaleert ons gerechtvaardigd belang ten opzichte van uw privacybelang. Indien u zich niet kunt vinden in deze belangenafweging kunt u op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door contact met ons op te nemen via [email protected].

Tot slot kan het zo zijn dat Hikos verwerking van uw persoonsgegevens baseert op een wettelijke verplichting, zoals toepasselijke minimale bewaartermijnen.

De Hikos zorgprofessionals verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de behandelovereenkomst met u. Zij delen uw gegevens alleen maar via een elektronisch patiëntendossier met andere Hikos zorgprofessionals op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. Tot slot dienen ook zij zich te houden aan bepaalde wettelijke verplichtingen, zoals de bewaarplicht ten aanzien van medische dossiers.

Sommige informatie verkrijgen wij automatisch wanneer u onze website bezoekt. Deze informatie verzamelen wij bijvoorbeeld door middel van cookies. Zie hiervoor ook ons Cookie Statement.

Andere informatie verkrijgen wij wanneer u deze actief aan ons verstrekt. Dit is bijvoorbeeld wanneer u klant van ons wordt, het contactformulier invult of wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Tenzij wij in verband met wettelijke verplichtingen uw persoonsgegevens langer moeten bewaren:

• Zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als u uw toestemming hebt ingetrokken of als u voor opt-out heeft gekozen.
• Zullen wij ten behoeve van de Hikos zorgprofessionals persoonsgegevens van klanten in ons systeem tot 20 jaren na de laatste afspraak bewaren.
• Zullen wij persoonsgegevens van Hikos zorgprofessionals in ons systeem, uiterlijk 1 kalenderjaar na het moment waarop de overeenkomst met de Hikos zorgprofessional is beëindigd, verwijderen.
• Zullen wij persoonsgegevens van zakelijke relaties in ons systeem, uiterlijk 1 kalender jaar na beëindiging van de zakelijke relatie, verwijderen.
• Voor de opslagtermijnen van cookies verwijzen wij u door naar ons Cookie Statement op onze website.

Wij kunnen uw persoonsgegevens op need-to-know-basis delen met de onderstaande partijen:

• Daartoe geautoriseerde personen, werkzaam voor Hikos, die zijn betrokken bij desbetreffende verwerkingsactiviteit. Dit betreft onze medewerkers.
• Daartoe geautoriseerde personen, werkzaam voor door Hikos ingeschakelde dienstverleners / onderaannemers, die zijn betrokken bij desbetreffende verwerkingsactiviteit. Denk aan onze service providers.
• Daartoe geautoriseerde personen, werkzaam voor een partij die tevens betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Denk hier onder meer aan de zorgprofessionals.
• Bevoegde overheidsinstanties. Denk onder meer aan rechtbanken. Deze situatie zal zich slechts onder uitzonderlijke omstandigheden voordoen.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met anderen:

• Indien en voor zover dit noodzakelijk is in het kader van onze diensten en het nastreven van voornoemde verwerkingsdoeleinden. Zo krijgen door ons ingeschakelde dienstverleners in principe alleen toegang tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben voor het deel van de dienstverlening waarbij zij zijn betrokken.
• De personen die binnen deze derde partij toegang hebben tot uw persoonsgegevens, verplicht zijn om de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen. Waar nodig is dit contractueel ook zo afgesproken.
• Deze derde partij verplicht is om te voldoen aan de toepasselijke regelgeving op het gebied van persoonsgegevensbescherming, bijvoorbeeld omdat wij met deze partij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten of omdat onze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn. Dit houdt onder meer in dat vereist is dat deze partij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treft.

Partijen die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens zijn mogelijk gevestigd in een ander land. Of zij verwerken uw persoonsgegevens anderszins vanuit een ander land, bijvoorbeeld omdat hun servers daar staan. Wanneer het desbetreffende land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) is gevestigd, dient deze doorgifte gelegitimeerd te zijn. Dit kan in de eerste plaats gelegitimeerd zijn op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, op grond waarvan is vastgesteld dat desbetreffend (deel binnen het) derde land een passend niveau van gegevensbescherming biedt. Zie deze link voor een overzicht van de geldende adequaatheidsbesluiten.

Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, wordt door ons of onze dienstverleners een toepasselijk modelcontract (Standard Contractual Clauses) overeengekomen met de relevante partij. Dit is een standaard contract om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, dat is goedgekeurd door de Europese Commissie, waarvan de bijlagen door partijen worden ingevuld. Zie deze link voor de diverse modelcontracten.

U kunt contact met ons opnemen voor aanvullende informatie over de manier waarop wij doorgifte van uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER legitimeren. Onze contactgegevens staan onderaan dit Privacy Statement.

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen en/of laten nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Hiervoor is Hikos ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd. Alle personen en partijen die wij inschakelen voor het verwerken van uw persoonsgegevens, zijn daarbij verplicht om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te respecteren.

Op basis van de AVG heeft u diverse privacyrechten. In hoeverre u deze rechten kunt uitoefenen, kan afhangen van de omstandigheden van de verwerking, zoals de manier waarop Hikos de persoonsgegevens verwerkt en de juridische grondslag daarvoor. Als een specifiek Privacy Statement van toepassing is, kan dit daarin nader zijn gespecificeerd. In andere gevallen zult u hierover afzonderlijk door ons worden geïnformeerd, bijvoorbeeld wanneer u hierover contact met ons opneemt of in reactie op een verzoek tot uitoefening van een privacyrecht.

Hieronder hebben wij een overzicht van uw privacyrechten onder de AVG opgenomen. Zie voor meer informatie hierover deze webpagina van de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op privacygebied in Nederland.

• Intrekken toestemming
• Inzagerecht
• Recht op rectificatie
• Recht op gegevenswissing
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht van bezwaar

Indien Hikos uw (uitdrukkelijke) toestemming heeft gevraagd en gekregen voor bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u die toestemming op elk moment weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voordat u uw toestemming introk. Het gevolg van het intrekken van uw toestemming is dat Hikos deze persoonsgegevens niet meer zal verwerken voor het doel waarvoor u toestemming verleende. Wel kan het zo zijn dat Hikos de persoonsgegevens nog voor een ander doel blijft verwerken, zoals voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om te voldoen aan een minimale bewaartermijn. Indien dat het geval is, wordt u daarover geïnformeerd.

U heeft het recht om inzage te krijgen in de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. U heeft daarmee in de eerste plaats recht op een kopie van de persoonsgegevens, alhoewel in principe niet op een kopie van de stukken waarin deze persoonsgegevens zijn opgenomen. In de tweede plaats heeft u recht op nadere informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij hier aan komen, en met wie wij deze delen.

Het recht op rectificatie houdt in dat u er onder omstandigheden recht op heeft dat Hikos uw persoonsgegevens wijzigt of aanvult. U heeft dit recht wanneer wij persoonsgegevens over u verwerken die:

• feitelijk onjuist zijn;
• onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld; of
• op een andere manier in strijd met een toepasselijke wet worden gebruikt.

Het rectificatierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee u het niet eens bent. Wel kan Hikos in dat geval overwegen om uw mening hierover toe te voegen aan de persoonsgegevens.

Onder omstandigheden heeft u er recht op dat wij persoonsgegevens die wij over u verwerken wissen. U kunt dit recht hebben in de volgende gevallen:

• Toestemming ingetrokken.Wij verwerkten de persoonsgegevens op basis van uw (uitdrukkelijke) toestemming, maar u heeft deze toestemming ingetrokken.
• Succesvol bezwaar.U heeft succesvol bezwaar gemaakt tegen de verwerking van deze persoonsgegevens door Hikos (zie hieronder over het recht van bezwaar).
• Gegevens niet meer nodig.Hikos heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor Hikos deze verwerkte.
• Onrechtmatige verwerking.Hikos verwerkt uw persoonsgegevens onrechtmatig, bijvoorbeeld omdat Hikos hiervoor geen geldige grondslag (meer) heeft.
• Verplichte wissing.De persoonsgegevens moeten door Hikos worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
• De persoon over wie de gegevens gaan is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via onze website.

Het recht op beperking van de verwerking houdt in dat Hikos persoonsgegevens over u op uw verzoek wel blijft opslaan, maar daar in principe verder niets mee mag doen. U heeft dit recht kort gezegd wanneer Hikos geen rechtsgrond (meer) heeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens of als dit ter discussie staat. Meer precies geldt dit recht in de volgende situaties:

• De verwerking is onrechtmatig. Hikos mag bepaalde persoonsgegevens over u niet (meer) verwerken, maar u wilt niet dat Hikos de gegevens wist. Bijvoorbeeld omdat u deze gegevens later nog wilt opvragen.
• Persoonsgegevens zijn niet meer nodig.Hikos heeft persoonsgegevens over u niet meer nodig voor het doel waarvoor Hikos deze verwerkte, maar u heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld in het kader van een geschil.
• Aanhangig bezwaar.U heeft bezwaar ingediend tegen de verwerking door Hikos van persoonsgegevens over u (zie hieronder over het recht van bezwaar). Tijdens de periode dat wij uw bezwaar beoordelen mogen wij deze persoonsgegevens op uw verzoek niet verder verwerken.
• Betwisting juistheid persoonsgegevens. U betwist de juistheid van bepaalde persoonsgegevens die wij over u verwerken (bijvoorbeeld via uw recht op rectificatie; zie hierboven).  Tijdens de periode dat wij de betwisting beoordelen mogen wij deze persoonsgegevens op uw verzoek niet verder verwerken.

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens wordt ook wel het recht op dataportabiliteit genoemd. Dit recht houdt in dat Hikos persoonsgegevens over u onder omstandigheden moet verstrekken in een vorm waarmee u er iets mee kunt (“een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm”). U kunt daarbij aangeven of u deze persoonsgegevens graag zelf ontvangt, of dat u er de voorkeur aan geeft dat Hikos deze persoonsgegevens direct doorgeeft aan een andere partij die u daarvoor aanwijst.

U kunt bezwaar maken tegen verwerking door Hikos van persoonsgegevens over u. Onder omstandigheden dient Hikos aan dit bezwaar gehoor te geven. Hikos zal deze persoonsgegevens dan niet meer verwerken voor het doel waartegen u bezwaar heeft gemaakt. Wel kan het zo zijn dat Hikos de persoonsgegevens nog voor een ander doel blijft verwerken, zoals voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om te voldoen aan een minimale bewaartermijn. Indien dat het geval is, wordt u daarover geïnformeerd.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing doeleinden, zullen wij altijd voldoen aan een bezwaarverzoek. Denk hier bijvoorbeeld aan het afmelden voor nieuwsbrieven of andere direct marketing communicatie.

Nadat u een verzoek bij ons hebt ingediend waarin u aangeeft een privacyrecht te willen uitoefenen, ontvangt u eerst een ontvangstbevestiging van ons. Vervolgens kan het zo zijn dat wij vragen om aanvullende informatie, bijvoorbeeld om uw identiteit te verifiëren. Een andere mogelijkheid is dat wij direct inhoudelijk op uw verzoek reageren. Wij geven dan aan of wij wel of niet voldoen aan uw verzoek, en – zo nee – waarom niet.

Wij handelen alle privacyverzoeken onverwijld en in principe uiterlijk binnen één maand na ontvangst af. Toch kan het zo zijn dat wij langer de tijd nodig hebben, bijvoorbeeld gezien de complexiteit en het aantal verzoeken dat wij ontvangen. In dat geval informeren wij u dat wij tot maximaal twee maanden extra de tijd nodig hebben. Wij informeren u hierover zo spoedig mogelijk en uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek en zullen dan uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van uw verzoek daar inhoudelijk op reageren.

Hikos maakt gebruik van cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een webbrowser op uw computer wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van cookies blokkeren of wijzigen door de instellingen in uw webbrowser aan te passen. Dit kan wel van invloed zijn op het functioneren van de website. Zie voor meer informatie ons Cookie Statement.

Hikos maakt gebruik van Google Analytics. Hikos heeft de Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens gevolgd om Google Analytics privacyvriendelijk in te stellen en daarmee te voldoen aan de Algemene verordering gegevensbescherming. Hikos heeft een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarnaast is het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd. In de instellingen van Google Analytics is ‘gegevens delen’ uitgezet.

Onze website bevat mogelijk hyperlinks naar websites van andere partijen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die website of hun diensten. Evenmin is Hikos verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites.

Indien u vragen, opmerkingen of een klacht heeft over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via [email protected] of 020-2117206. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het echter op prijs indien u ons de kans geeft eerst zelf naar een oplossing te zoeken voor uw klacht.

Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden. Wij raden u aan deze privacyverklaring af en toe te raadplegen. Over materiele wijzigingen wordt u wanneer passend daarover actief geïnformeerd.